講演・参加申し込み

• 講演・参加申し込み
• 各種提出ファイルダウンロード（【重要】5013/5/21訂正）
• 申し込み先
• 送付時のファイル名の指定
• 必要提出書類の例
• 申し込み締め切り　お申し込み受付は締め切りました
• 参加要項
• 講演申し込みに必要な情報
• 参加費の支払い方法
• 旅費補助について
• お問い合わせ先

参加を希望される方は、以下のss13_ver2.zipファイル(2013/5/21訂正)をダウンロードし、その中にあるExcelファイルのファイル名を、"姓_名.xls"(例：名前が天文太郎ならば、tenmon_taro.xls)とした上で中身を適宜書き換え以下の宛先まで送信して下さい。
食事アレルギーがある方はアレルギーチェックシートの送付もお願いいたします。

また今年度より申し込み時に集録原稿を提出して頂きます。講演希望者はアブストラクトを書いたtexファイル(abst_sample.texを編集したもの)、集録を書いたPDFファイルの添付を忘れないよう注意してください。（集録・アブストラクトの詳細は「集録・アブストラクト」をご参照ください。）

参加申し込み開始は5月20日からです

参加申し込み開始しました

お申し込み受付を締め切りました(6/28 正午)
お申し込みいただきました皆様、誠にありがとうございました。

• 講演・参加申し込みテンプレートファイル
  ファイル名を"姓_名.xls"としてください。
  例：名前が天文太郎ならば、tenmon_taro.xls
  
  
• アレルギーチェックシート
  ファイル名を"allergy_姓_名.xls"としてください。
  例：名前が天文太郎ならば、allergy_tenmon_taro.xls
  
  
• 集録・アブストラクト作成用ファイル
  集録："分科会_講演_姓_名.pdf"
  アブストラクト："分科会_講演_姓_名_abst_sample.tex"
  例：銀河・銀河団の分科会でa講演希望の天文太郎ならば、galaxy_a_tenmon_taro_abst_sample.tex
  
  
  分科会名の省略は以下をお使いください。
  
  • 重力・宇宙論 : grcosmo
  • 宇宙素粒子 : astropart
  • コンパクトオブジェクト : compact
  • 銀河・銀河団 : galaxy
  • 太陽・恒星 : sunstar
  • 星間現象 : isp
  • 星形成・惑星系 : star
  • 観測機器 : instrument

夏の学校参加希望者	必須提出書類
講演希望 アレルギー持ち	・講演・参加申し込みテンプレートファイル ・アレルギーチェックシート ・アブストラクトを書いたtexファイル ・集録を書いたPDFファイル 計4個
講演希望 アレルギーなし	・講演・参加申し込みテンプレートファイル ・アブストラクトを書いたtexファイル ・集録を書いたPDFファイル 計3個
講演なし アレルギー持ち	・講演・参加申し込みテンプレートファイル ・アレルギーチェックシート 計2個
講演なし アレルギーなし	・講演・参加申し込みテンプレートファイル 計1個

各講演の締め切りは以下のようになっております。
時間厳守でお願い申し上げます。

a、b講演締め切り：５月２８日の１２時正午まで
c講演締め切り：６月２８日の１２時正午まで


＊ただしポスター講演の上限に達し次第受付を終了します。
（参加受付は6月28日まで行います）

〆切直前は、多数の講演申し込みが予想されます。
できるだけ余裕を持って講演申し込みをしてくださるようお願い致します。
なお、a、b講演については1秒でも遅れた場合、c講演として受け付けます。


お申し込みを締め切りました(6/28 正午)
お申し込みいただきました皆様、
誠にありがとうございました。

開催地	宮城蔵王ロイヤルホテル
日程	2013年7月29日（月）〜8月1日（木）（3泊4日） 夏の学校の受付開始時刻：7月29日(月)　13:00開始 チェックイン：7月29日(月)　16:15から チェックアウト：8月1日(木)　10:40まで
対象者	大学院生、ポスドクなどの若手研究者
講演・参加申し込み	参加申し込みは5月20日より開始です。申し込み方法は講演・参加申し込みをご参照ください。 各講演の締め切りは以下のようになっております。時間厳守でお願い申し上げます。 a、b講演締め切り：５月２８日の１２時正午まで c講演締め切り：６月２８日の１２時正午まで ＊ただしポスター講演の上限に達し次第受付を終了します。（参加受付は6月28日まで行います）
交通 （シャトルバス予約について）	会場はJR仙台駅より、宮城交通高速バスで約1時間15分かかります。また初日及び最終日は、JR仙台駅からシャトルバスを用意しています。シャトルバスは予約制で往復代1,700円になります。詳しくは会場案内の「会場へのアクセス」、「シャトルバスについて」をご参照ください。
参加費	参加日数にかかわらず3,500 円です。 今年は若手の会会員、非会員による参加費差別化は行いません。
宿泊・食事	7/10訂正 宿泊：10335 円/1泊 （夕食・朝食・昼食込） ＊全日程参加の場合の宿泊費は31005円で、これには初日の夕食から最終日の昼食までが含まれます。 ＊初日（7月29日）の昼食はありません。各自で済ませるようお願いいたします。 ＊7月30日以降に到着される場合、到着日の昼食は宿泊費には含まれません。希望する場合は別途1155円の追加料金が発生いたします。 ＊最終日（8月1日）のみ、昼食が必要ない場合、宿泊費から昼食代の1155円が引かれます。
懇親会	7月30日夜には懇親会があります。立食ビュッフェ形式で飲み放題つきです。飲酒が許されない20歳未満の方は懇親会への出席はできません。懇親会に参加されない方は、別室での通常の夕食となりますのでご了承ください。 懇親会への参加費は3,000円（夕食との差額）となります。
傷害・賠償保険	会場に来られる方全員に加入していただきます。ご協力よろしくお願いいたします。 加入していただく保険は、AIU の国内旅行障害保険 3泊4日プランです。 保険料は一律500円で、補償内容は以下の通りです。 死亡：925 万円 後遺障害 (後遺障害の程度に応じて)：27.75 ~ 925 万円 入院日額：6000 円 (180 日まで) 通院日額：4000 円 (90 日まで) 賠償責任：1000 万円携行品損害：5 万円 保険の対象期間は、「旅行の目的をもって住居を出発してから住居に帰着するまで」です。
旅費補助	参加者の交通費負担額の格差を減らす目的で、遠隔地の学生を優先して旅費の一部を補助する予定です。 財源には限りがありますので、学振特別研究員の方、所属研究室の援助が得られる方は、旅費補助を辞退していただくようお願い致します。 ※詳しくは旅費補助の詳細をご覧下さい。
運営サポーター	夏の学校事務局では、当日の運営の簡単な仕事の一部をお手伝いしてもらう「運営サポーター」を募集しています。詳しくは運営サポーター募集をご覧ください。
プログラム集	発表者名とタイトルをまとめたプログラム集を夏の学校会場で参加者の皆様に配布いたします。プログラム集はWEB上でも公開されます。
アブストラクト集	アブストラクトをまとめたアブストラクト集をWEB上に公開いたします。
集録の提出	集録原稿は口頭・ポスターを問わず、夏の学校で発表を行う全ての方に、提出をお願いしています。今年度より講演申し込み時に集録原稿を提出して頂くことになりましたのでご注意ください。 集録原稿の作成につきましては、こちらをご覧下さい。 集録のPDFはzipファイルに含まれるスタイルファイルを使用したもので必ず作成してください。それ以外の方法(Word等)で作成しても受付されませんのでご注意ください。 集録はすべてwebページに公開されるため、公表されていない特許を含む場合は自身の判断で集録から除いてください。こちらでは一切の責任を負いません。 集録についての相談がある場合は締め切りの1週間前を目安にお願いします。締め切り直前では対応できないことがございます。
注意事項	夏の学校は、合宿形式の研究会となっております。近隣の大学、研究機関に所属しておられる方、近隣にお住まいの方も、宿泊しての参加をお願いします。参加期間(複数日)にわたって、会場と自宅を往復しての参加、会場である宮城蔵王ロイヤルホテル以外に宿泊しての参加は、原則として認められません。日帰り参加は原則認めておりません。要望がございましたら、レジスト時に備考欄にその旨をご記入ください。

講演形式	以下の3種類から選んでください。 ・a講演（12分間の口頭発表 + 3分間の質疑応答） ・b講演（ポスター掲示 + 3分間の口頭発表） ・c講演（ポスター掲示のみ） a、b講演の希望者数が多い場合は、他の講演形式への変更(例えばa講演からb講演への変更)をお願いする可能性、講演時間の変更を行う可能性があります。また、部分参加の方は時間割の都合上、c講演に変更して頂く可能性があります。予めご了承ください。この人数調整はM1の口頭発表を無条件に優先せず集録の査読で公平に判断させて頂きますので予めご了承ください。審査内容の説明、苦情は基本受け付けません。また、今回行う査読は査読付きの業績とならないことをご承知おきください。 a講演、b講演の口頭発表では、プロジェクターを利用しての発表をお願い致します。b講演、c講演のポスターは、「7月30日17:00から19:00と7月31日13:30から14:30（予定）」までポスター会場の指定された場所に掲示できます。終了後は速やかに撤去してください。ポスター板のサイズはA0縦 (横841mm x 縦1189mm) 相当です。今年度は会場で顔写真の撮影いたしませんので、発表者の顔がわかるようにポスター作成時に顔写真を載せてもらうことを推奨します。 その他のポスターセッションに関する変更点につきましてはこちらからご確認ください。 ポスターアワード受賞者の方には最終日の銀河・銀河団主催の受賞者講演をお願いをさせていただくことがあります。詳しくはこちら
分科会	以下の8分科会から講演を行いたい分科会を選んでください。 重力・宇宙論、宇宙素粒子、コンパクトオブジェクト、銀河・銀河団、太陽・恒星、星間現象、星形成・惑星系、観測機器 各分科会の説明はこちらをご覧ください。
キーワード	キーワードの選択方法をご参照下さい。

参加費・宿泊費などの費用は、若手の会の各機関代表（若手の会に参加していない機関は、その機関からの参加者の中で最上級生の方）を通して事前にお支払いいただきます。期限は7月上旬を目処にしています。登録後、担当者から機関代表の方に連絡がいきます。

旅費補助を希望される方には、参加申込時に下記1.2.3.の旅費補助条件に同意していただきます。
ここでの旅費とは、"夏の学校会場までの往復交通費のみ"を指します(宿泊費の補助は致しません)。

1. 夏の学校事務局以外の他所から、一切援助(旅費または宿泊費など)を受け取らないこと

2. 指導教官に夏の学校への参加及び旅費補助申請の許可を得ること

3. 夏の学校当日に指導教官の確認書を提出して頂くこと

補助額は所属機関と会場の往復交通費から計算され、金額は "(交通費 - 定額) x 定率" で算定します。交通費は所属機関(または出向先の機関)と会場との間を合理的な方法で往復するためにかかる費用で、夏の学校事務局が決定します。


例）往復の交通費が15,000円、定額5,000円、定率0.8の場合、(15,000-5,000) x 0.8=8,000円が旅費補助額になります。 なお、定率・定額はあくまで一例であり、これらは旅費補助を必要とされる人数と財源により変動しますので、現時点では正確な旅費補助額の算定は出来ません。交通費が定額以下となる地域から参加される方は、旅費補助を申請して頂いても旅費の支給はありませんのでご了承ください。また、財源確保の都合上、補助金をお渡しできるのは秋以降となります。

財源には限りがありますので、学振特別研究員の方、所属研究室の援助が得られる方は、旅費補助を辞退していただくようお願い致します。

お問い合わせは随時受け付けています。

参加登録に関するお問い合わせ（登録できない、確認メールが届かない等）
夏の学校事務局レジストレーション係 : ss13_regist [at] astro-wakate.org

その他のお問い合わせ
夏の学校事務局 : ss13_info [at] astro-wakate.sakura.ne.jp

※[at]を＠に変更してください。